海南海大平正律师事务所《行政管理制度》

海南海大平正律师事务所
印鉴管理规定

 




关于重申严格公章管理使用的通知


各执业律师：
近日，省律协在审查针对我所律师的一起投诉案件过程中，认为我所公章使用存在审核不严问题，要求我所加强管理，进行整改。为此，根据“保障工作效率和防范风险并行”原则，现将公章管理使用的有关要求再次明确如下：
一、律所公章由专人负责管理，严格执行公章使用登记制度；
二、经办律师需要使用公章的，由公章管理人负责初步审查需盖章文件的内容，没有明显问题的，可履行审批手续盖章，并留存一份盖章文件复印件备查。如经审查，公章管理人认为文件内容可能引致对本所不利后果的，应上报律所主任审查后，再根据审查结果使用公章。不符合上述规定的，公章管理人有权拒绝公章使用；
三、以上要求，务请各位执业律师严格遵照执行。
                                    














海南海大平正律师事务所
财务管理及分配制度


根据《中华人民共国会计法》、《企业会计准则》、《企业财务通则》及《律师法》的规定，华人民共和国会计法》的规定，结合本所的实际情况，制定相关的财务制度，以规范会计行为，保证会计资料的真实性、完整性。
第一条 本所负责人对本所的会计工作和会计资料的真实性、完整性负责。
第二条 律师不得以任何方式授意、指使、强迫、伪造、变造会计凭证或其他会计资料。
第三条 财务会计报告应由负责人和主管会计人员签名盖章。
第四条 根据本所情况，本所的财务管理由主任或主任委托的合伙律师负责，由其与会计、出纳组成财务管理机构。分配上坚决执行司法厅规定的三七开模式，对业务创收成果丰硕的律师，可采取二五七五的分配方案，以资奖励。
第五条 本所忠实履行纳税义务，及时、准确地照章纳税。
第六条 一切收费必须使用税务部门审定的统一收费发票。本所律师不得私自向委托人收费。
第八条 本所所有的各项业务收入，必须全部登记入帐，不准备帐外资金。
第七条 本所的收支情况定期向每位合伙人公布，合伙人也可随时检查会计资料。
第八条 本所所有的支出，均应由经手人签注、会计审核，主任审批后，方可开支。一次性支出超过伍仟元的，应提交合伙人会议表决。
第九条 对于列入本年度预算的必须开支（如律师协会会费、注册费、保险费、购置办公设备费用）无须再提交合伙人会议表决。
第十条 内勤人员工资的变动，均应提交合伙人会议表决。
第十一条 会计人员应按《海南省律师事务所财务制度指引》的有关规定建立起完善的会计制度，依章程审核开支，并做好记帐工作，保存好会计资料。会计人员调动工作或离职，必须与接管人员办清交接手续。
第十二条 本所出纳应做好现金管理工作，贯彻“安全第一”的原则，保证每笔收入当天入帐，每笔支出均符合本规则和章程的规定。
第十三条 任何一位合伙人均应遵守本所章程和本规则的规定，尊重财务管理人员的权责，以使其工作正常进行。














海南海大平正律师事务所
行政主管岗位职责


为了加强本所内部行政管理工作，设置行政主管岗位，由主任委任，向主任负责，负责律师事务所的主要内部行政管理工作。行政主管由李霞担任，在张德明和江辉宇监管下开展工作。具体职责如下：
第一条  负责律师事务所年检的相关工作；
第二条  负责律师个人的年检注册工作；
第三条  负责律师事务所公章的保管和管理使用工作；
第四条  负责筹备全体律师会议；
第五条  负责律师事务所与司法行政机关、律师协会的联系沟通，组织报送相关文件、数据信息等工作；
第六条  负责本所律师个人资料的管理工作；
第七条  对律师执业的规范程度进行监督，并协助主任或其授权的合伙人处理当事人对本所律师的投诉事务；
第八条  定期向本所主任与合伙人报告本所的工作情况；
第九条  完成主任交办的其他工作。


海南海大平正律师事务所
会计岗位职责


本所会计岗位由兼职会计人员吴海英担任，具体工作职责如下：
一、依照《会计法》和本所财务管理制度的规定，负责本所财务记帐、核算、编制会计报表和财务分析报表。
二、具体编制全所年度收入支出预算，年度决算和年终盈利分配方案。
三、保守财务秘密。
四、负责工作人员工资、酬金的核算和制表，律师业绩的登记、统计，做到按月核对各种台帐。
五、负责本所固定资产的财务建帐、折旧工作。
六、负责办理工作人员的养老保险、医疗保险等各种社会统筹费的计缴工作。
七、负责办理税务、律协会费等各种规费的计缴工作。
八、协助行政主管处理其他行政事务。














海南海大平正律师事务所
出纳岗位职责


本所出纳岗位由行政主管李霞兼任，主要工作职责和要求如下：
一、负责律所财务专用章、发票专用章的管理。
二、负责办理律师业务的收费。
三、负责现金收支、银行存取的登记核算，保证其余额与银行对帐单和会计相应帐目一致。
四、保守财务秘密。
五、负责复核、报销经主任或分管副主任签批的各种票据。
六、负责工作人员的工资、酬金及其他福利费的发放工作。
七、负责律师收费的核算，并按月与会计相应台帐核对。
八、配合内勤处理其他行政事务。















海南海大平正律师事务所
内勤人员岗位职责


本所内勤岗位由张丽担任，具体工作职责如下：
一、负责律所公章管理和用印审查等事务。
二、负责律师事务所及律师业务往来的文件、信件、稿件、资料的登记和收发工作，根据具体内容和时间及时转告或处理。
三、统计报送司法行政机关、律师协会以及其他有关部门的各类报表，做到数据准确完整。
四、负责律师事务所文书档案、业务档案、图书、报刊、杂志的管理以及律师业务资料、卷宗表格、书籍的订购和发放。
五、负责律师业务档案归档前的验收工作，归档后及时在收案本上销号并作结案登记。
六、负责收集、整理、统计律师业务档案和有关资料，确保律师业务档案的完整和规范，为律师进一步开展业务提供服务。
七、配合行政主管做好律师执业证申报工作和律师执业证年度注册工作，做到上报材料的完整和正确。
八、负责律师事务所日常办公用品、劳保用品以及其他有关物品的购置、发放、登记工作，做好后勤保障服务。
九、负责对律师业务档案资料的装订、归档和管理。
十、应将管理的全部档案分门别类，设置档案目录和档案清单。律师业务案卷应编号并按顺序排列。应熟悉档案资料，管理有序，查找迅捷。
十一、完成所领导交办的其他工作任务。
海南海大平正律师事务所
接待员岗位职责


本所前台接待岗位分别由海南大学法学院实习学生和律所坐班律师担任，即开学期间由实习学生担任，放假期间由律所律师轮值担任。主要职责如下：
一、负责客户和来访人员的接待、引见。
二、负责来电、来人留言记录和转达。
三、安排律师接待室，保证办案律师有序、高效的工作。
四、负责报纸、杂志、刊物、客户送交文件资料的接收和分发。
五、负责公用图书的借阅管理工作。
六、协助行政主管处理其他行政事务




















海南海大平正律师事务所
办公设施装备使用管理制度


为确保律师事务所文件、资料信息迅速、准确的传递和设备的维护保养，特制定本制度。
一、本制度所称的“办公设施”，是指本所购置的空调、办公桌、椅、饮水机、电话机、传真机、电脑及软件、复印机、打印机等所有办公设施和设备，以及纸张、文具等日常办公用品。
二、本所将根据业务发展需要，添置办公设施和装备。价值较大的办公用品的购置，由所主任在年初时提出方案，由合伙人会议决定。其他办公用品的购置由办公室根据实际需要，拟定购置方案报分管行政副主任批准，具体由行政主管负责实施。
三、办公设施和装备因使用时间长久而损坏或不能使用而需再购置的，使用人应及时向所办公室反映，由办公室征得分管主任同意后安排维修，需再行购置的要征得分管主任同意后再行购置，否则，其修理费用及重新购置费用不予报销。
四、全所人员不得擅自使用办公用品从事与工作无关的事情。
五、全所人员应妥善保管、爱护本人使用的办公用品及办公设施，不得故意损坏或借给他人使用，如造成设施或装备损坏的，按价赔偿或修复。